Rekisteri- ja tietoturvaseloste
Hyvinkään Hiihtoseura ry.n rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Hyvinkään Hiihtoseura ry:n henkilötietolain (10§ ja 24§) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 14.6.2018.
Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, kilpailujen, valmennus- sekä hiihtokoulutoimintaan osallistuvista sekä muista rekisteröidyistä joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Olemme rekisterinpitäjänä vastuussa meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsensuhdettamme.
Ohessa tietosuojakäytännön periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö.
Hyvinkään Hiihtoseura ry.
Puheenjohtaja ja sihteeri
Yhteystiedot löytyvät verkko-osoitteesta:
https://www.hyvinkaanhiihtoseura.fi/seuran_esittely/yhteystiedot/
2. Henkilötietojen oikeusperuste, käyttötarkoitus ja tietosisältö
Jäsenrekisteri.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus. Henkilötietoja käsitellään seuran ja jäsenen välisen suhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, niin että lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu seuraaviin
käsittelyn tarkoituksiin:
• Jäsenyyksien ylläpito
• Kilpailutoiminnan toteuttaminen
• Valmentaja- ja urheilijalisenssien ylläpito
• KILMO-palvelun tiedot (Suomen Hiihtoliitto)
• Suomisportti-palvelun tiedot
• Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
• Vakuustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
• Varustevälitys
• Sähköinen jäsenviestintä (mm. kuukausitiedotteet, nimenhuudon tms viestit)
• Hyvinkään Hiihtoseuran keskustelufoorumi
• Analysointi ja tilastointi
• Seuran kotisivulla tai tiedotusvälineissä julkaistavat uutiset ja kuvat
• Palkitsemiset
• Seuran esittely- ja markkinointitilaisuudet
Jäsenrekisterin tuotesisältö.
Tallennamme ja käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:
• Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet.
• Syntymäaika.
• Asema, tehtävä seurassa.
• Rekisteroitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana, ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus.
• Tieto vanhempainvastuunkantajasta
• Mahdolliset luvat ja suostumukset.
• Kilpailutilastot.
• Palkan, palkkionmaksuun tai vakuutuksiin liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus.
• Muut jäsensuhdetta koskevat tiedot kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot.
• Muut seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät sekä henkilön suostumuksella kerätyt
tiedot, kuten esim. valokuvat.
4. Säännölliset tietolähteet.
• Jäseneltä itseltään suoraan jäseneksi liittymisjärjestelmästä, sähköpostitse, puhelimella,
lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, sosiaalisen median kautta tai muulla vastaavalla tavalla,
joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
• Rekisterinkäsittelijän tai toimihenkilön syöttäminä (esim. seurakäyttäjä, sihteeri)
• Suomen Hiihtoliiton tai Suomisportin rekisteristä ja kilpailujärjestelmistä.
5. Tietojen säilytysaika.
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyperusteen on päättyessä, käyttäjän henkilötiedot poistetaan jäsenrekisteristä ja muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.
Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
6. Henkilötietojen käsittelijät.
Rekisterinpitäjän työntekijät sekä seuran johtokunnan jäsenet, seuran sihteeri, seuran kilpailusihteeri, ryhmien vastuuvetäjät sekä seuran taloudenhoitaja voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.
Henkilön ilmoittautuessa tapahtumaan, toimintaryhmään tms. tarvittavat tiedot voidaan luovuttaa tietoja tarvitseville henkilöille / tapahtuman tai ryhmän vastuuhenkilöille.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille, eikä siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on henkilön kanssa sovittu.
Emme myöskään myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.
• Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien
vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
• Tilastot/Hakemukset (mm. Hyvinkään kaupunki, Hiihtoliitto, Etelä-Suomen Hiihto ry. tms.)
8. Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuran puheenjohtajalle tai sihteerille
:
Hyvinkään Hiihtoseura ry
Yhteystiedot löytyvät verkko-osoitteesta
https://www.hyvinkaanhiihtoseura.fi/seuran_esittely/yhteystiedot/
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse puheenjohtajalta tai sihteeriltä. Rekisterin pitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)
Oikeus kieltää ja poistaa tiedot.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse puheenjohtajalle tai sihteerille.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet.
Manuaalinen aineisto:
Tapahtumakohtaisia nimi- ja yhteystietolistoja voidaan tulostaa tapahtuman järjestäjän käyttöön tapahtuman ajaksi, minkä jälkeen tulosteet hävitetään, ellei listoilla ole pidempää säilytysvelvoitetta. Tulostettuja henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti säilytysvelvoiteajan päätyttyä.
ATK:lla käsiteltävät tiedot:
Internetin kautta liityttäessä annettavat henkilötiedot ilmoitetaan suojatun tietoverkkoyhteyden kautta. Rekisterin käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Seuran jäsenrekisterivastaava myöntää ja valvoo käyttöoikeuksia. Tunnukset annetaan vain niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Erostaan ilmoittaneen ja erotetun jäsenen henkilö- ja yhteystiedot poistetaan rekisteristä.